Procédures lors de l'activité 

Excursion d'un jour

 

5 jours avant 

Contacter les participants inscrits sur le registre-inscriptions pour leur demander de confirmer leur présence, donner des informations supplémentaires et surtout l’offre ou demande de covoiturage pour vous assurer qu’il y aura assez d’autos.  Il est de votre responsabilité de vous assurer qu’il y a de la place pour tous.  Dans le cas où il n’y aurait pas suffisamment de places dans les voitures, les dernières personnes inscrites qui demandent du covoiturage doivent être avisées qu’il n’y a pas de place pour eux.

Vous pouvez envoyer un courriel à tous les participants via Mes activités-Organisateur. Cliquez sur l'enveloppe et allez en bas pour cliquer sur le courriel pré-formaté pour l'excursion d'un jour.  

Le jour de l’activité

Accueillir les participants et plus particulièrement les nouveaux.

Demandez aux non membres de payer le frais de participation de 5$ ou de payer le montant nécessaire pour devenir membre (15$ pour 1 an ou 28$ pour 2 ans). Dans ce cas, demandez au participant de compléter son adhésion en ligne sur notre site web.

Rappeler aux gens de payer le covoiturage aux conducteurs.

Si l’activité est aux USA vous assurer que tout le monde a son passeport canadien en règle. Sans passeport canadien, le participant retourne chez-lui.

S’assurer de ne perdre personne durant l’activité et si possible, prévoir quelqu’un pour fermer le groupe avec les plus lents.

Annulation

Si les conditions climatiques sont mauvaises, vous pouvez annuler l’activité. Il faut cependant aviser les personnes inscrites par courriel la veille de l’activité et aviser Carol Gagnon qui l'indiquera sur le site web.

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