Procédures lors de l'activité 

Excursion d'un jour

 

1 semaine avant 

Contacter les participants inscrits pour faire confirmer les présences. Il est important de faire confirmer l'offre ou la demande de covoiturage et vous assurez qu’il y aura assez d’autos.  Il est de votre responsabilité de vous assurer qu’il y a de la place pour tous.  Dans le cas où il n’y aurait pas suffisamment de places dans les autos, les dernières personnes inscrites qui demandent du covoiturage et qui ne sont pas déjà jumelées à un chauffeur, doivent être avisées qu’il n’y a pas de place pour eux.

Envoyes un courriel à tous les participants via Mes activités- comme organisateur. Cliquez sur l'enveloppe, à droite de l'activité, choisissez toutes les personnes inscrites, et allez en bas pour cliquer sur le courriel pré-formaté pour l'excursion d'un jour.  Enlevez les infos non pertinentes et ajoutées celles qui ne sont pas déjà au programme de l'activité et qui vous apparaissent pertinentes.

Au fur et à mesure que vous recevez les confirmations, vous pouvez indiquer dans la collonne "Statut" du registre, les confirmations reçus ainsi que les jumelages. Vous pouvez aussi enlever le la liste ceux qui annulent. La veille de l'activité vous pouvez imprimer la liste avec les infos en cliquant sur l'icône de la photocopieuse. 

Le jour de l’activité

Accueillir les participants et plus particulièrement les nouveaux.

Demandez aux non-membres de payer le frais de participation de 5$ ou de payer le montant nécessaire pour devenir membre (15$ pour 1 an ou 28$ pour 2 ans). Dans ce cas, demandez au participant de compléter "Mon formulaire d'abonnement" sur le site web.

Rappeler aux gens de payer le covoiturage aux conducteurs.

Si l’activité est aux USA vous assurer que tout le monde a son passeport canadien en règle. Sans passeport canadien, le participant retourne chez-lui.

S’assurer de ne perdre personne durant l’activité et si possible, prévoir quelqu’un pour fermer le groupe avec les plus lents.

Annulation

Si les conditions climatiques sont mauvaises, vous pouvez annuler l’activité. Il faut cependant aviser les personnes inscrites par courriel la veille de l’activité et aviser Carol Gagnon, le responsable des inscriptions (RI) qui l'indiquera sur le site web.

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