Dans le but d'être équitable envers tous les participants voici les règles que le responsable de l’activité doit suivre.
Regroupement par chalet
Dans un premier temps, s’il y a plusieurs chalets, le responsable va vous demander, quelques semaines avant l'activité, si vous avez des préférences de participants avec qui vous aimeriez vous retrouver pour le week-end.
L’objectif étant de mettre ensemble, autant que possible, les gens qui ont des affinités.
Vous pouvez former un groupe en tenant compte de la capacité de duos et de solos dans chacun des chalets et soumettre le tout à l'avance à l'organisateur.
Le responsable n’est pas lié par vos choix mais cela lui permet de mieux planifier le regroupement des gens.
Choix des chambres et des lits
Nous avons récemment apporté des modifications pour tenir compte de la règle « Chacun son lit ».
L’attribution des chambres se fait selon l’ordre d’inscription des gens par chalet. Il faut s’assurer que chaque solo puisse avoir son lit. Pour ce faire il faut suivre l’ordre d’attribution suivant :
- Chambres avec 1 lit duo : Elles sont attribuées aux participants jumelés en duo incluant les participants en solo, s’il y a plus de chambres avec une lit duo;
- Chambres avec 1 lit solo : Elles sont attribuées aux participants en solo non placés en A;
- Chambres avec 2 lits solo : Elles sont attribuées aux participants jumelés à 2 dans une chambre (au plus tard 30 jours avant le début de l’activité), incluant les duos qui n’ont pas pu avoir une chambre en A;
- Chambre avec 3 lits solos : suivre la procédure avec 2 lits solo mais avec 3 solos;
- Les lits restants sont attribués aux solos non jumelés.
Lorsqu’il y a plusieurs chalets, le choix du chalet se fait selon l’ordre d’inscription au registre et le premier choix va automatiquement au responsable de l’activité, toujours inscrit en premier. Le choix de la chambre se fait sur place. Si certains arrivent à une heure tardive, l’organisateur attribue les chambres pour permettre à tous de s’installer.
Enfin, l’organisateur peut ne pas appliquer ces règles pour certaines de ces activités, mais la méthode doit être précisé dans la description de l’activité au programme.
Il est de votre responsabilité de vous jumeler et il est important de nous mentionner le nom de cette personne le plus tôt possible, soit à l’inscription ou en ajoutant son nom dans le Registre de l'activité via Mes activités. Il n'est pas possible de le faire via Registre-Inscriptions.
Les places en refuge sont attribués par groupe selon l'ordre d'inscription.
Choix des sites de camping
Le responsable va demander aux participants de se regrouper, si 2 tentes et plus par site, et va attribuer les sites selon l'ordre d'inscription.
Le choix des sites de camping se fait sur place. L'organisateur peut, à sa discrétion, attribuer les sites avant que les gens soient arrivés. Les tentes doivent être montées avant la noirceur. C’est pourquoi il est important d’aviser le responsable si vous prévoyez arriver tard, ainsi il pourra vous attribuer votre site à l’avance et permettre aux autres de s’installer rapidement.
Divans-lits
Généralement les divans-lits, lorsqu’existant, ne sont pas identifiés comme une place en chalet. Cependant, une personne peut choisir d’occuper le divan-lit pour éviter de dormir près d'un ronfleur par exemple, mais le choix se fait selon l’ordre d’inscription dans votre chalet.
Il arrive parfois qu’un divan-lit est considéré comme une place, habituellement s’il est situé ailleurs que dans une pièce occupée par tous comme le salon. Cette place sera indiquée à l’avance au programme et un rabais d’environ 30% du tarif habituel sera accordé à celui qui le choisi ou qui est le dernier en lice.