58. Dépenses des organisateurs
Les organisateurs sont autorisés à réclamer toutes dépenses, timbres, interurbains, etc., reliées à l’organisation d’une activité.
- Pour les interurbains il est important d’utiliser les lignes économiques.
- Si l’organisateur croit important de visiter un lieu d’activité (chalet, refuge…) il doit d’abord en informer le trésorier qui pourra octroyer la permission de la dépense d’essence au tarif petit taux.
- Les dépenses des organisateurs seront ajoutées au coût de l’activité
- Des factures sont essentielles sauf pour les montants minimes.
59. Achat de matériel par les organisateurs
- Considérant l’obligation de tenir un inventaire
- Considérant que tout frais est payé avec l’argent des membres du club
Sauf si le coût est minime, il n’est pas permis de faire l’achat de biens pour les activités du club, cela inclue les cartes, GPS, meubles, téléphone, etc….
60. Budget attribué aux activités (discrétionnaire)
- Considérant le désir d’offrir un prix plus avantageux aux membres, dans le respect de la capacité financière du club et en fonction des besoins du groupe
Pour chacune des activités avec hébergement au programme une somme raisonnable peut être répartie aux bénéfices des participants, ci-après nommé « discrétionnaire ». Le montant du discrétionnaire est établi selon les barèmes suivants :
- 3$ par participant, minimum de 30$ pour l’activité;
- Pour les activités d’une semaine ou plus, 6$ par participant présent toute la semaine, minimum de 100$ pour l’activité;
- À l’intérieur du discrétionnaire, pour certaines dépenses (bois, péages, …) l’organisateur peut exiger un remboursement sur l’honneur sans la présence de pièces justificatives s’il est dans l’impossibilité d’en obtenir une. Le trésorier approuve chaque demande.
Dans l’éventualité où le responsable ne prévoit pas utiliser le discrétionnaire, il peut demander d’utiliser les sommes pour réduire le tarif des participants.
60.1 Budget des activités sans hébergements
Pour chacune des activités sans hébergement et dans le cas où il y a des frais tels les frais d'accès à un parc ou de stationnement, le CA détermine à l'avance celles où le club couvre ce type de frais pour les membres. Pour ces activités, le programme indique clairement la différence de tarif pour les membres et les non membres.
61. Contrat chalet et clause de remboursement
- Considérant le fait que le club n’est pas protégé par l’office de la protection du consommateur
- Considérant que tout contrat signé oblige le club à respecter les obligations qui y sont incluses
- Considérant les finances limitées du club
Toute location d’hébergement doit être appuyé par un contrat ou un document semblable (qui pourrait être un courriel) qui spécifie minimalement, les dates, le tarif incluant les taxes et une clause d’annulation.
- Le contrat doit être transmis au trésorier et au président.
- Si les clauses de location sont inscrites sur le site web du locateur, l’adresse du site doit être transmise au trésorier.
62. Rétribution d’un membre du club lors d’une activité
Il est permis de rétribuer un membre à titre de guide pour une activité du club si :
- des frais de guide doivent être engagés de toute façon,
- le membre possède l’expertise précise,
- en autant que le membre ne soit d’aucune façon un organisateur,
- en autant que la fréquence annuelle est raisonnable pour ce type de situation.
- Le responsable de la programmation devra soumettre toute demande au Conseil d’administration pour décision.
63. Formation des organisateurs
Une formation pour les nouveaux organisateurs est offerte une fois par année pour assurer la relève. Un budget est prévu à cette fin pour la nourriture et les autres dépenses inhérentes.
64. Coorganisateur
L'organisateur d'une activité peut s'adjoindre un coorganisateur lorsque nécessaire. Ce dernier doit, dans tous les cas, être impliqué de manière substantielle. Par exemple : un événement avec des activités de plusieurs niveaux de difficulté, 2 activités différentes simultanément, partage de l’organisation partagée tels la réservation de chalets, la préparation du programme des activités, les repas à préparer pour un grand groupe, etc.