Nous préparons 2 programmes officiels des activités par année: un pour la saison estivale regroupant les activités d'avril à août (préparé lors de la réunion de janvier), incluant aussi les activités d’automne et un autre pour la saison hivernale regroupant les activités de janvier à mars (préparé lors de la réunion de septembre).
Avant la réunion
Afin de mieux planifier chaque réunion, il est recommandé de communiquer au responsable de la programmation (RP) tous vos projets d’activités. Il peut même, dans certains cas, donner une certaine priorité à votre activité, surtout si des réservations sont nécessaires longtemps à l’avance ou si l’activité se déroule à une date fixe. Consultez Programmation future pour prendre connaissance des dates déjà octroyées à d’autres organisateurs. À la réunion, le RP prévoit toujours un tour de table pour vous permettre d’exposer vos projets. Aucun projet n’est refusé à moins qu’il ne corresponde pas aux objectifs du club. Vous pouvez aussi utiliser Soumettre une nouvelle activité pour aviser le RP et ne remplir que le titre de l'activité et autres renseignements connus.
La réunion
Le Conseil d’organisation se réunit donc 2 fois l’an, l'une à la fin septembre dans le cadre d'un brunch chez Carol, et l'autre en janvier dans le cadre d’un week-end chalet. Cela vous permet de rencontrer les organisateurs dans un cadre détendu et agréable. Hors Sentiers défraie le brunch et une partie du coût du chalet pour vous remercier de votre dévouement pour le club. C’est lors de ces réunions que vous soumettez vos projets. Il n’est pas obligatoire d’y être présent. Si vous ne pouvez y être, avisez le RP et remettez-lui vos projets.
Après la réunion
À partir du moment où votre activité est programmée, recueillez le maximum d’information afin de fournir au RP tous les détails possibles. Complétez Soumettre une nouvelle activité pour chacune des activités que vous proposez.
Usez d’imagination ou discutez avec d’autres personnes pour prévoir tous les aspects possibles concernant le déroulement de votre activité et ainsi minimiser les mauvaises surprises.
Délai
Un délai d’environ 1 mois vous sera accordé pour compléter l’information nécessaire à inscrire au programme. Le tout doit être remis au RP.