1. Constitution du club
Le club est incorporé en tant que personne morale sans but lucratif, en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies. Lettres patentes en date du 20 novembre 2002.
2. Nom du club
- Considérant que les principales activités du club sont liées à divers types de randonnée (pédestre, en canot, en kayak, en vélo, en ski, en raquettes etc.) et tout autre forme d’activités connexes aux sports de plein air.
- Considérant la clientèle essentiellement gaie et lesbienne regroupée par le club ainsi différente de celles des autres clubs de plein air.
Le club se nomme : Club de plein air Hors Sentiers
3. Objectif du club
Regrouper les hommes gais, tout en demeurant accessible aux ami(e)s, amateurs d'activités de sport de plein air et favoriser la pratique de la randonnée et autres activités de plein air tout en encourageant le respect de la nature.
3.1. Particularité pour la clientèle féminine
La clientèle féminine est admise lors des activités comportant de l’hébergement lorsque que l’organisateur d’une de ces activités l’a prévu à l’avance. Ainsi la description de l’activité au programme doit le préciser. Exceptionnellement, elle pourrait aussi être admise à condition que tous les participants à l’activité aient préalablement signifiés leur accord.
4. Date de fin d’exercice financier
La fin de l’exercice financier a été fixée au 31 mars de chaque année.
5. Structure et fonctionnement
Le club est dirigé par le conseil d'organisation (CO) qui est formé de tous les organisateurs d’activités, les conseillers et autres bénévoles.
Il n'y a pas de limite quant au nombre de conseillers. Ces derniers peuvent se voir attribués des mandats divers par le CO. Ils sont nommés pour un an, renouvelable.
- Le CO est chargé d’établir le programme des activités et d’administrer le groupe.
- Selon les besoins, le CO nomme 3 ou 4 administrateurs principaux, appelé conseil d’administration (CA) soit : Président et responsable des finances, Trésorier, Secrétaire et Responsable de la programmation
- Le CA est nommé chaque année lors de la réunion de janvier.
- Le CA se réunit au besoin seulement, pour prendre des décisions urgentes qui devront être entérinées par le CO lors de sa prochaine réunion. Le CA décide de la manière dont il se réunit tel par appel téléphonique, par échanges de courriels, en personne etc.
- À des fins de fonctionnement, le CO s’adjoint des responsables experts soit : Administrateur du site WEB, Responsable photo du site WEB et Responsable de la page Facebook
- Le CO se réunit 2 fois par année. En janvier, pour la nomination des administrateurs et établir le programme été et automne. Cette réunion constitue aussi l’Assemblée générale annuelle du club. Elle se déroule dans le cadre d’un week-end en chalet. La seconde réunion se tient après la fin de l'année financière et avant le dépôt du programme de l'hiver et printemps.
- La réunion de janvier se tient dans le cadre d’un week-end chalet.
- Les dépenses reliées aux réunions seront payées par le club.
6. Logo
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Le logo du club est : |
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7. Affiliations
Le club est membre affilié aux regroupements suivants :
- Équipe Montréal : regroupement des clubs sportifs de la communauté gaie et lesbienne de Montréal avec des rabais chez des commerçants. Permet au club de s’assurer une bonne visibilité auprès des organismes sportifs du milieu et de la gratuité de la publication de nos activités dans la revue Fugues.
- Les Sentiers de l'Estrie : Gestionnaire des sentiers du même nom, cela nous permet d'accéder sans frais à leur réseau de sentiers incluant les cartes.
- ALGI - Association des lesbiennes et des gais sur Internet. Pour nous assurer une visibilité dans la communauté gaie.
8. Facebook- page public
Le club dispose d’une page publique sur Facebook (Plein air Hors sentiers) géré par l’administrateur désigné. Seul ce dernier peut publier, le but étant de faire de la publicité sur nos activités et événements.
9. Facebook- page réservé aux membres
Le club dispose d’une page de groupe appelée « Membres d’Hors sentiers ». Elle permet, aux membres en règle seulement, d’échanger entre eux des photos sur les activités du club ou d'ailleurs si c’est d’intérêt pour tous les membres, des commentaires sur les activités, recherche de compagnons pour voyage ou activités hors club, des petites annonces (recherche de coloc, recherche d'appartement, vente d'articles de plein air, etc…. Le contenu est contrôlé par un administrateur désigné. Cette page est de type « fermé », c’est-à-dire que c’est seulement les membres de la page qui peuvent publier et voir le contenu.