II. Roles et responsabilités des administrateurs (R10 à R13)
10. Président et responsable des finances
Organiser les réunions du CO (ordre du jour);
Recevoir le courrier postal du club et le transmettre à qui de droit;
Répondre aux courriels et demandes de participants sur notre boîte courriel et référer à qui de droit, s’il y a lieu;
Faire les envois d’informations diverses;
Préparer et envoyer la publicité à paraître dans Fugues via Équipe Montréal et à ALGI, le premier de chaque mois pour le mois suivant;
Gérer la mise à jour de la liste d’envoi en juin;
En collaboration avec le trésorier :
Approuver les réservations d’hébergement ou autres paiements d’avance à effectuer pour des activités futures ;
Approuver les rapports d’activités soumis par les organisateurs d’activités;
Superviser la comptabilité;
Préparer les états financiers et tenir le budget (incluant l’envoie des déclarations de revenus de fin d’année et mise à jour de l’immatriculation);
Déterminer les activités à rabais (club qui paie les frais d’accès, stationnement) et approuver l’usage du montant discrétionnaire;
Déterminer les activités qui seront en « Portes ouvertes » et en informer le responsable de la programmation et le trésorier.
Diverses tâches financières :
Fixer les tarifs pour toute activité nécessitant un paiement à l’avance;
Informer le responsable de la programmation des modalités servant au calcul des covoiturages;
Gérer le registre des inscriptions et les inscriptions provenant de la liste d’attente suite à des annulations;
Pour les séjours avec plusieurs lieux d'hébergement, répartir les participants par chalet, sauf si l'organisateur préfère le faire lui-même;
Faire les rappels de paiements aux délinquants.
Autres :
Tenir à jour le site web, sauf ce qui touche le webmestre, et informer qui de droit des modifications apportées;
Coordonner toute demande nécessitant le concours du webmestre;
Organiser les soupers de fin de saison de novembre et avril de chaque année.
Informer tout nouveau participant qui s’inscrit à une activité de la possibilité de devenir membre ou de payer les frais de participation avant l’activité
11. Trésorier :
Effectuer et gérer les entrées et sorties de fonds;
S’assurer d’obtenir des pièces justificatives pour chaque déboursé;
Conserver et classer la documentation relative aux recettes et déboursés du club;
Faire les dépôts mensuels ou périodiques au compte bancaire;
Faire la tenue de livre;
Imprimer et conserver les états de compte bancaire mensuels;
Tenir à jour la colonne Statut du registre inscription sur le site web, en indiquant les montants payés par les participants pour les activités;
En collaboration avec le président, approuver les réservations d’hébergement ou autres paiements d’avance à effectuer pour des activités futures ;
Obtenir les contrats de location de réservation d’hébergement et faire parvenir les paiements;
Rembourser les organisateurs qui ont avancés des fonds pour le club;
S’assurer d’obtenir, des organisateurs, un rapport pour chaque activité du club; le faire approuver par le président, obtenir les pièces justificatives et faire les remboursements.
Transmettre au président les infos nécessaires à la tenue de livre (détail des dépôts, des chèques émis et des virements reçus lorsque nécessaire);
Faire l’envoi de l’accusé-réception aux nouveaux membres et renouvellements;
12. Secrétaire :
Rédiger et distribuer les comptes rendus des réunions;
Tenir à jour les Statuts et règlements du club;
Faire les envois des cartes de membre
Faire les envois des cartes d’Équipe Montréal
Gérer l’envoi d’avis de renouvellement des cartes de membre en mars;
Générer et faire parvenir le bottin des membres (2 fois l’an – 15 décembre et 15 juin)
Maintenir à jour la liste permanente des membres du club
13. Responsable de la programmation :
Approuver les activités soumises par les organisateurs;
Réserver des dates d’activités demandées par les organisateurs;
Soumettre pour approbation, au président et au trésorier, les activités nécessitant une réservation d’hébergement à l’avance ainsi que l’ajout subséquent de places.
Mettre à jour régulièrement la page Programmation future, sur le site web et indiquer celles qui sont confirmées;
Diriger, lors des réunions du CO, les points à l’ordre du jour qui concerne la programmation des activités;
Coordonner la programmation : obtenir les infos des organisateurs et monter la programmation sur le site web incluant le sommaire papier;
Informer les participants de la nouvelle programmation et de toute modification subséquente;
Calculer et tenir à jour les coûts du covoiturage des activités;
Recruter et former les nouveaux organisateurs et bénévoles d’activités;
Ajouter des activités au programme dès qu’un organisateur le manifeste
Tenir informer les organisateurs de nouveaux outils de programmation les concernant sur le web.
